Privacyverklaring

Privacyverklaring SVSH Tennis

 

Dit is de privacyverklaring van tennisvereniging SVSH Tennis, gevestigd aan de Groeneweg 3 te Someren-Heide, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40237664, hierna te noemen: “de vereniging”.

Bewust of onbewust deelt u, als lid of als andere betrokkene, persoonsgegevens met ons. Onder “andere betrokkene” wordt verstaan: niet-leden die deelnemen aan of betrokken zijn bij activiteiten georganiseerd door de vereniging en waarvoor persoonsgegevens worden gevraagd.

Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze verklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u hebt. Hebt u vragen naar aanleiding van het lezen van deze verklaring, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: privacy@svshtennis.nl .

 

  1. Doelstellingen persoonsgegevens

Er zijn verschillende doelstellingen waarvoor de vereniging persoonsgegevens van leden en/of andere betrokkenen verzamelt en verwerkt.

Voor leden gaat het om:

  • aanmelden als lid van de vereniging en aanmelden als lid bij de tennisbond KNLTB;
  • informeren over activiteiten en andere actuele zaken;
  • incasseren van lidmaatschapsgelden;
  • maken interne analyses over de opbouw van ons ledenbestand;
  • aanvragen van gemeentesubsidie;
  • inplannen van inzet bardienst;
  • beheren verstrekte sleutels clubgebouw.

Voor de andere betrokkenen gaat het om:

  • verzamelen en verwerken persoonsgegevens om activiteiten te organiseren;
  • incasseren van eventuele deelnamebijdragen of andere verplichtingen.

 

  1. Persoonsgegevens

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen volgende gegevens worden gevraagd:

  • Voornaam
  • Achternaam en tussenvoegsel
  • Geslacht
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Pasfoto
  • Bankgegevens

 

  1. Verstrekking aan derden

De gevraagde persoonsgegevens, kunnen door de vereniging aan derde partijen worden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doelstellingen. Zo verstrekken we de persoonsgegevens aan de KNLTB voor het lidmaatschap van de tennisbond en de mogelijkheid om deel te nemen aan officiële toernooien en competities. De pasfoto die we vragen aan leden zal alléén aan de KNLTB worden verstrekt ten behoeve de KNLTB-lidmaatschapspas. We verstrekken ook persoonsgegevens aan ClubCollect van de KNLTB ter ondersteuning van ledenadministratie in inning van gelden. Voor dit laatste is een verwerkersovereenkomst gesloten om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen. Voor het door de vereniging organiseren van wedstrijden/toernooien buiten de KNLTB om (bv. Groot Someren-toernooi) worden ook persoonlijke gegevens (naam en telefoonnummer) verstrekt voor het goed functioneren hiervan. Verder verstrekken we ieder jaar aan de gemeente Someren een ledenlijst met naam- en adresgegevens in verband met de te verstrekken jaarlijkse subsidie.

De vereniging geeft geen persoonsgegevens door aan andere dan bovengenoemde partijen, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Wel kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen buiten Nederland (en dus ook niet buiten EU).

 

  1. Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

U hebt het recht de vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen, tenzij we op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden zijn deze inzage te verschaffen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zullen we deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van ons hebben ontvangen.

 

  1. Bewaartermijn

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Lidmaatschapsgegevens bewaren wij gedurende de periode van het lidmaatschap plus één jaar en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar (wettelijke bewaarplicht).

 

  1. Beveiliging

De vereniging heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • alle personen die namens de vereniging van de persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en zijn geïnformeerd over het belang van bescherming van deze gegevens;
  • de vereniging hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle gebruikte systemen;
  • de vereniging maakt periodiek back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • de vereniging test en evalueert regelmatig genomen maatregelen;
  • bij een constatering van een datalek (bv. gestolen laptop of verloren USB-stick met persoonsgegevens) wordt hiervan melding gemaakt binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl). De vereniging zal bij een datalek volgende informatie bijhouden: een korte omschrijving van het lek, wanneer het plaatsvond, wat er met de gegevens is gebeurd (zijn ze verloren gegaan, of door een onbevoegde ingezien, gekopieerd of gewijzigd) en van welke groep(en) personen er gegevens gelekt zijn, en om hoeveel personen het gaat.

 

  1. Minderjarigen

De vereniging verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Met het ondertekenen van het aanmeldingsformulier lidmaatschap door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger, wordt formeel deze toestemming gegeven.

 

  1. Communicatie

Communicatie met onze leden geschiedt vooral via e-mail en meldingen via de website of op het informatiebord in het clubgebouw van de vereniging. Er wordt allerlei relevante informatie verstrekt, zoals attenderingen over bardiensten, aankondigingen van nieuwe activiteiten, etc. Van de leden die bardienst draaien, ligt er in de kantine een lijst met de namen en telefoonnummers. De vereniging heeft van de alle seniorenteams die wekelijks gezamenlijk tennissen, één contactpersoon gevraagd om in de WhatsAppgroep “Tennis-info” deel te nemen. Via deze WhatsAppgroep kan er ook informatie uitgewisseld worden over tennisactiviteiten en actuele zaken.

 

  1. Website

Onze website biedt links naar externe websites en aanbieders. De vereniging is niet aansprakelijk voor het gebruik of de inhoud van internetsites waarnaar wordt verwezen of aanbieders welke gekoppeld zijn aan de website van de vereniging. Het auteursrecht van onze website en alle informatie binnen onze website berusten bij de vereniging of bij derden welke met toestemming dit (beeld)materiaal beschikbaar hebben gesteld aan de vereniging. Het is dan ook niet toegestaan om de website (en onderdelen daarvan, en daarop) elektronisch of anderszins te kopiëren, openbaar te maken en/of wijzigingen in (onderdelen van) de website aan te brengen zonder voorafgaande toestemming van de vereniging. De website van de vereniging maakt gebruik van functionele en analytische cookies. Deze cookies zorgen ervoor dat de website optimaal blijft functioneren en eventuele problemen snel kunnen worden ontdekt. Verder kan door deze cookies het gebruik van de website worden geanalyseerd.

 

  1. Foto’s

Geregeld worden er foto’s gemaakt bij activiteiten van onze vereniging. Sommige foto’s worden geplaatst op de website of Facebook-site van de vereniging. Voor het plaatsen van foto’s van minderjarige leden wordt aan de ouder, verzorger of wettelijke vertegen-woordiger schriftelijke toestemming gevraagd. Deze toestemming kan altijd op ieder moment weer worden ingetrokken. Voor volwassenen geldt dat ze zelf schriftelijk moeten aangeven dat ze niet herkenbaar op foto’s wensen te staan die worden geplaatst op de sites van de vereniging. Daarnaast kan iedereen, wiens foto gepubliceerd is, altijd verzoeken om de foto te verwijderen of niet herkenbaar te worden gemaakt op betreffende foto.

 

  1. Wijziging van privacybeleid

De vereniging behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy-beleid. De wijzigingen zullen worden aangebracht aan deze privacyverklaring. Regelmatige raadpleging van deze verklaring op de website wordt geadviseerd. Indien de vereniging een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop we persoons-gegevens verwerken, dan zullen we dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website of via e-mailbericht.

 

  1. Klachten

Klachten over persoonsgegevens kunnen persoonlijk gemeld worden bij een van de bestuursleden van de vereniging of via e-mail: privacy@svshtennis.nl . Komt het bestuur met betrokkene er samen niet uit, heeft betrokkene altijd het recht de klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

 

Bestuur SVSH Tennis

Someren-Heide, 19 mei 2018